concepto:Se puede definir como el conjunto de técnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y la buena consecución final de los mismos.
Pero el protocolo tiene que complementarse para cubrir todas las necesidades que requieren las actividades que tienen lugar cuando en los actos oficiales se realizan otra serie de actividades que se deben regular y organizar.
historia:Es el conjunto de normas que deben seguirse en los actos públicos solemnes o en cualquier acto social. Según sea la solemnidad del acto y en la parte del día que se desarrolle, determinará la etiqueta a llevar, para evitar la diversificasion y tener homogeneidad
La historia del protocolo está muy llena de exageraciones que podríamos llamar vanidades humanas, que han tenido su origen por diferentes razones como el despotismo, el poderío militar de algunos pueblos o el progreso material de otros lo cual daba a esta materia una verdadera complejidad al introducir desaveniencias o disputas entre los pueblos que en ocasiones terminaron en guerras en especial en ciertos países orientales, por el despotismo de las cortes y por su etiqueta igualmente despótica. El protocolo ha existido desde los tiempos más remotos.
Confucio vivió 500 años antes de Cristo y plasmó el pensamiento y las costumbres de la nación china. Uno de sus principales biógrafos, Max Eastman, dice que Confucio desde niño mostró gran inclinación por toda clase de ritos y ceremonias. Ya en la edad madura, deseoso de hacerse experto en todo lo relativo al ceremonial, dejó la pequeña provincia de Lu para trasladarse a la capital con el fin de estudiar las reglas de la etiqueta. Estableció un paralelo entre la moral y los buenos modales, la etiqueta y ceremonial.
Por otra parte, el evangelio de San Lucas que se lee el XVI domingo después de pentecostés dice:
- Cuando seas convidado a bodas no te coloques en el primer puesto porque puede llegar otro invitado de mayor distinción que tú y entonces el dueño de casa te insinuará que pases al último lugar".
Esta parábola la relataba Cristo para decir que el que se ensalza será humillado y el que se humilla será ensalzado; pero, a su vez, deja establecido que ya existían normas sobre la colocación de comensales de acuerdo con su rango y jerarquía.
Clases De Protocolo.
Existe una clasificación así:
- Protocolo Notarial.
- Protocolo Gubernamental.
- Protocolo Internacional o Diplomático.
- Protocolo Religioso.
- Protocolo Deportivo.
- Protocolo Militar.
- Protocolo Social.
Breve descripción de los protocolos en los que se relaciona este manual:
El Protocolo Oficial.
Conjunto de normas que regulan la correcta ordenación de las personas y las cosas durante la celebración de un acto público oficial. A pesar que en primera instancia puede resultar para algunos el más complicado, es el más fácil de aplicar puesto que viene regulado por decreto.
El Protocolo Social.
Conjunto de acuerdos tácitos que, con el uso, se convierten en convencionalismos.
El Protocolo Empresarial.
Se inspira en el protocolo oficial. Lo forman determinados códigos de conducta que establece la propia organización para su uso interno y vinculación con el exterior.
PROTOCOLO EN LA CORRESPONDENCIA
A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.
PROTOCOLO DE TARJETAS
A la hora de utilizar y confeccionar tarjetas de visita, deberemos analizar el uso de las mismas: personal o profesional. El formato más utilizado para ambos casos es la tarjeta de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cms). El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseños y colores mucho más atrevidos. El sobre a utilizar, deberá ser del mismo tamaño, color y tipo de papel que la tarjeta de visita. Los datos indicados en la misma varían dependiendo del uso. Las tarje tas de visita personales ponen el nombre de la persona con sus dos apellidos, y debajo si lo desea el nombre de su pareja/cónyuge. Aunque aún se utiliza, está cayendo en de uso la utilización del nombre de la esposa, su primer apellido y luego seguido "del primer apellido del marido". Por ejemplo Carlos Redondo Silvarius y debajo María Jensen de Redondo. Ahora es más habitual poner sus nombres completos. En la parte inferior (centrado o parte inferior derecha) la dirección y si lo desea al teléfono. En estas tarjetas no se debería poner cargos de empresa ni departamentos. Sólo se admite en títulos nobiliarios.
Estas tarjetas de visita profesionales pueden contener los datos de cualquier tarjeta de visita de uso personal, más el logo de la empresa, el cargo o departamento ocupado (justo debajo del nombre), y la dirección de la empresa. En determinadas tarjetas figura en la parte inferior izquierda la dirección de trabajo y en la parte inferior derecha la dirección particular del titular de la misma. Suelen hacerlo representantes de comercio para que estén mej or localizados debido a su movilidad.
Hay personas, generalmente profesionales, que utilizan sus tarjetas para ambos ámbitos, debido a la similitud de las mismas. (Solo se diferencian en que debajo del nombre ponen la profesión: médico, veterinario, etc). No suelen contener ningún logo, y la dirección del negocio o consulta, suele coincidir con su domicilio o la misma dirección aunque distinto piso o planta.
Estas tarjetas de visita profesionales pueden contener los datos de cualquier tarjeta de visita de uso personal, más el logo de la empresa, el cargo o departamento ocupado (justo debajo del nombre), y la dirección de la empresa. En determinadas tarjetas figura en la parte inferior izquierda la dirección de trabajo y en la parte inferior derecha la dirección particular del titular de la misma. Suelen hacerlo representantes de comercio para que estén mej or localizados debido a su movilidad.
Hay personas, generalmente profesionales, que utilizan sus tarjetas para ambos ámbitos, debido a la similitud de las mismas. (Solo se diferencian en que debajo del nombre ponen la profesión: médico, veterinario, etc). No suelen contener ningún logo, y la dirección del negocio o consulta, suele coincidir con su domicilio o la misma dirección aunque distinto piso o planta.
PROTOCOLO PARA HACER UNA CARTA
Es evidente que el uso de las nuevas tecnologías está dejando a un lado la práctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puño y letra. Aunque antes de la "popularización" de los ordenadores personales, el teléfono ya había dado un importante "golpe" a este medio de comunicación: la carta manuscrita. No obstante, aún seguimos utilizando este medio para determinadas ocasiones que ahora veremos.Con respecto a como realizar una carta (tratamientos, membrete, fecha, destinatario, cuerpo, despedida,
Antefirma y firma) puede ver en este mismo capítulo de la correspondencia, el tema correspondiente donde se explica con detalle.
Si hablamos de escritura las principales cartas utilizadas habitualmente son (aunque existen otras muchas, tantas como motivos tengamos para expresar algo):
poner la fecha después a quien te diriga pones querida/os tenga una letra visible que el lector no tenga dificultad de leer, respetar los puntos y comas, corregir la ortografía.
fecha remitente (non. de quien escribe, dirección, ciudad, cp.)destinatario (nombre dirección colonia delegación cp.) saludo, contenido, explicación,, claridad, limpieza, datos correctos, firma
Fuente(s):Una pregunta es comercial o personal tu carta? no lo especificaste
CLASES DE CARTAS:
1. CARTAS DE AGRADECIMIENTO.
Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el teléfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas. 2. CARTAS DE DISCULPA.
Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.
3. CARTAS DE SOLICITUD.
En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.
4. CARTAS DE FELICITACIÓN.
Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.
5. CARTAS DE PRESENTACIÓN.
Aunque son cartas que prácticamente no se utilizan la actualidad, en otros tiempos fueron muy utilizadas para darse a conocer en el nuevo entorno donde se iba a desarrollar nuestra vida laboral o profesional. Hoy día se utiliza la presentación personal, por que se juzga más conveniente y directa. No obstante si queremos hacer llegar más detalles nuestros, no está demás redactar una carta de presentación para nuestros superiores o compañeros de trabajo o profesión.
6. CARTAS DE INVITACIÓN.
Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación.
1. CARTAS DE AGRADECIMIENTO.
Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el teléfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas. 2. CARTAS DE DISCULPA.
Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.
3. CARTAS DE SOLICITUD.
En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.
4. CARTAS DE FELICITACIÓN.
Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.
5. CARTAS DE PRESENTACIÓN.
Aunque son cartas que prácticamente no se utilizan la actualidad, en otros tiempos fueron muy utilizadas para darse a conocer en el nuevo entorno donde se iba a desarrollar nuestra vida laboral o profesional. Hoy día se utiliza la presentación personal, por que se juzga más conveniente y directa. No obstante si queremos hacer llegar más detalles nuestros, no está demás redactar una carta de presentación para nuestros superiores o compañeros de trabajo o profesión.
6. CARTAS DE INVITACIÓN.
Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación.
PORTAFOLIO DE SERVICIO DE LA ORGANIZACIÓN
Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la información básica y precisa de una empresa.
Mediante el Portafolio de Servicios, la empresa da a conocer en forma detallada las cosas, elementos, productos y servicios que ofrece a sus clientes.
También se puede denominar cartera de servicios, y su significado es lo mismo.
Mediante el Portafolio de Servicios, la empresa da a conocer en forma detallada las cosas, elementos, productos y servicios que ofrece a sus clientes.
También se puede denominar cartera de servicios, y su significado es lo mismo.
PARTES QUE COMPONEN UN PORTAFOLIO DE SERVICIOS
ü Breve reseña histórica de la empresa.
ü Visión
ü Misión
ü Objetivos de nuestra empresa
ü Productos
ü Servicios
ü Garantías
ü Socios
ü Proveedores
ü Respaldos
ü Clientes de la empresa
ü Datos de contacto como:
- correo electrónico,
- dirección,
- teléfono,
- fax etc....
Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar.
Por lo tanto es indispensable que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión amerita.
ü Visión
ü Misión
ü Objetivos de nuestra empresa
ü Productos
ü Servicios
ü Garantías
ü Socios
ü Proveedores
ü Respaldos
ü Clientes de la empresa
ü Datos de contacto como:
- correo electrónico,
- dirección,
- teléfono,
- fax etc....
Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar.
Por lo tanto es indispensable que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión amerita.
NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Se pude definir que las normas incontec son pautas muy importantes a la hora de la presentación de un escrito, ya sea en trabajos, tesis, ,proyectos, ensayos, informes, etc.
Ya que lo que se quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentación, tanto estética como ortográficamente, verificando unas , espacios y signos de puntuación.
Teniendo en lo que son en la portada, el titulo y conciso del tema que se vaya a tratar, realizar una tabla de contenido sobre los temas,introducción, conclusión, notas de pie de página, cuerpo del trabajo, bibliografía, , anexos, recomendaciones.
Se podría decir que el objeto central de esta norma, es establecer etapas y procedimientos que se deben seguir para obtener un buen de la presentación de un trabajo de investigación.
Basada en la misma, cualquiera que sea en de profundidad del informe. Desde la observación metódica hasta la construcción teórica compleja, siguiendo los parámetros e ideales del autor, ya que él puede expresar pensamiento, sensibilidad, imaginación y plasmar una creación a su gusto, sin dejar de lado las normas previamente establecida por el incontec (instituto colombiano de normas técnicas y certificación).
Las normas técnicas no son utilizadas para presentar trabajos, también es aplicada en estándares de calidad para: empresas, hoteles, restaurantes,, , personal, entre otros. Estas se aplican para certificar la calidad de los productos, servicios, infraestructura, personal , entre otros.
La Normalización es la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de normas.
Le certificación incontec trae algunos como le es: el respaldo de la relación en cualquier país del , marca diferencia de las demás empresas al momento de la certificación, ya que trasmite a sus clientes la confianza necesaria sobre el desempeño, eficacia y también el enproducto que dicha empresa comercialicé.
Claro está que para obtener dicha certificación se debe cumplir con una serie de de requisitos como lo son: una revisión previa, auditoria en lugar, otorgamiento y seguimiento por unos periodo predeterminados. Esto es un estudio que se realiza para saber si la empresa cumple a cabalidad con los requisitos exigidos por el incontec, aunque esta certificación es voluntaria, día a día las empresas trabajan para la consecución de dicho certificado ya que este les trae algunos beneficios para su organización como: en el Desarrollo empresarial de la empresa a nivel financiero, productivo, tecnológico y del mercado, a su vez en la Demostración de la competitividad empresarial mediante consecución de la certificación, Mejoramiento de la calidad de procesos y productos, al poder acceder a la normalización técnica, alto nivel de reconocimiento comercial y buen desempeño por la optimización derecursos y calidad de vida.
NORMAS DE CALIDA, APLICADAS A LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS
elaboración de documentos te es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente
- ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES:
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.
Básicamente los sobres comerciales, son muy utilizados por las empresas; en estos se especifican diferentes datos de grandísima importancia, como lo son; el destino (local, nacional o internacional), su aplicación (oficio, tarjeta o manila) también se especifican las zonas en las cuales va ubicada la información, también los datos (remitente y destinatario) sus partes y los aspectos generales de este documento; todo esto del documento que se envíe dentro del sobre comercial.
- ELBORACIÓN DE MEMORANDOS:
La norma técnica Colombiana para la elaboración de memorandos, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita decarácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.
Esta misma norma con lleva a distintas especificaciones importantísimas como lo son sus clasificaciones, estilos, sus requisitos (márgenes y partes del documento) y así mismo sus aspectos generales; para así contener una documentación muy buena dentro de la empresa y sus empleados.
- ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS:
La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas einstituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.
En esta se muestran las diferentes clases de actas que existen, como lo son las registradas y no registradas:
REGISTRADAS:
Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
NO REGISTRADAS:
documento que corresponde a reuniones de sociedades; ya que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.
En estas actas se muestran básicamente distintos requisitos, como lo son los generales (márgenes, titulo, numeración, presentación, relación) y los específicos (razón social, titulo, denominación, fecha, hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, convocatoria, firmas, aspectos generales); todas estas que son de gran importancia, como se especifica en la norma.
- ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA:
Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.
En esta norma técnica Colombiana, se muestran los diferentes requisitos, como lo son las márgenes del documento, sus partes también son mostradas (como lo son los datos personales, estudios, experiencias, investigaciones, referencias, fecha), y así mismo los aspectos generales, para mostrar y desarrollar una hoja de vida excelente.
- ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS:
La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:
CERTIFICADO:
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)
CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
En esta se muestran, diferentes aspectos para una elaboración correcta y un contenido completo; sus estilos en los cuales se puede desarrollar, márgenes, las diferentes partes (cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.
ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS:
Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.
Básicamente el informe administrativo debe contener; cuerpo del informe, su clasificación, dependiendo como se desee y también las márgenes como se especifica en la norma técnica.
Es se te puede clasificar en extenso y cortó, en este momento vamos a conceptualizar el extenso: Portada, Tabla de contenido, Glosario, Introducción, Núcleo del Informe, Conclusiones, Firma, transcriptor, anexos, bibliografía y el índice si se desea.
La precedencia
La idea de precedencia es "quien precede a quien", "quien está antes de quien", "quien tiene prioridad sobre quien"
La precedencia, es la prioridad que el protocolo determina a autoridades, personas, organismos, instituciones etc. en actos oficiales.
El orden de precedencia es, pues, el orden que asigna el protocolo a autoridades, organismos o instituciones en actos oficiales.
El orden de precedencia está regulado por leyes o reglamentos de forma estricta, de manera que no haya lugar a discusión o conflicto.
A nivel diplomático, la precedencia de los embajadores, generalmente está determinada por la antigüedad que tienen en ese país, es decir, por el orden cronológico de presentación de las cartas credenciales
En España, el orden de precedencia de cada comunidad autónoma viene determinado por el orden en que fueron aprobados sus respectivos estatutos de autonomía.
En las fuerzas armadas existe también un orden de precedencia, basado en el escalafón militar. Así existe también en la Iglesia en la Nobleza y en otras organizaciones jerarquizadas.
PRESENDENCIA MILITAR
Militar proviene del Latín militarius, de miles (genitivo militis) = "soldado".
Usado como adjetivo (p.ej en Servicio militar), militar es una propiedad descriptiva de cosas relacionadas con los ejércitos y la guerra.
La precedencia de los agregados militares venezolanos estará en función de su grado, si son generales o almirantes, vendrán inmediatamente detrás del funcionario diplomático habilitado para reemplazar en ausencia al jefe de misión; si su grado es coronel o capitán de navío; irán después del ministro consejero de la embajada o legación; si son teniente coroneles, mayores o su equivalencia después del primer secretario y si son capitanes o su equivalente, detrás del segundo secretario.
El Nuncio Apostólico será siempre el decano del cuerpo diplomático acreditado ante el gobierno de Venezuela.
*La precedencia de los jefes de misión será establecida por el orden cronológico de la entrega de cartas credenciales.
*El Orden de precedencia dentro de cada misión diplomática, será el establecido por el respectivo país.
La precedencia de las fuerzas integrantes de la institución armada es la siguiente:
- *Ejercito
- *Marina
- *Aviación
- *Guardia Nacional
En las reuniones de las distintas fuerzas a igualdad de grados y antigüedad, priva la antigüedad de la fuerza.
La precedencia entre las autoridades militares será la establecida en la lista protocolar militar que elaborara la dirección de gabinete de ministro de la defensa y los comandos de fuerzas.
Categoría
|
Civiles
|
Militares
| ||||
A
|
Embajador
|
-
| ||||
B
|
Ministro plenipotenciario
|
General de División o Brigada y equivalente.
| ||||
C
|
Ministro Consejero
|
Coronel y Equivalente.
| ||||
D
|
Primer secretario
|
Teniente Coronel y equivalente.
| ||||
E
|
Segundo secretario
|
Mayor y equivalente.
| ||||
F
|
Tercer secretario
|
Capitán y equivalente.
| ||||
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